Správce osobních údajů:

Obchodní firma: Deveeo s.r.o.
Sídlo: Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno
IČO: 23522062
Poskytovatel není plátcem DPH.
Zapsána: pod značkou C 146352/KSBR Krajským soudem v Brně
E-mail: info@deveeo.cz
Web: www.domee.app (dále jen „Poskytovatel“ nebo „Deveeo“)

1. Úvodní ustanovení

1.1. Tento dokument podrobně upravuje podmínky ochrany osobních údajů mezi Poskytovatelem a uživateli aplikace Domee.app (dále jen „Služba“) v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

1.2. Používání Služby je upraveno smlouvou o poskytování služeb, jejíž součástí jsou také Všeobecné obchodní podmínky a tyto Zásady zpracování osobních údajů. Oba tyto dokumenty jsou dostupné na internetovém portálu na adrese www.domee.app/obchodni-podminky.

1.3. Poskytovatel prohlašuje, že má zavedeny vhodné technické a organizační postupy tak, aby zpracování osobních údajů splňovalo požadavky GDPR a byla zajištěna ochrana práv subjektů údajů.

2. Role Poskytovatele při zpracování osobních údajů

2.1. Poskytovatel vystupuje ve dvou rolích:

A) Poskytovatel jako správce osobních údajů

Pro následující osobní údaje je Poskytovatel správcem ve smyslu GDPR:

1) Registrační údaje organizací:

Kontaktní osoby SVJ, bytových družstev a profesionálních správců
Údaje nutné k provozu Služby a plnění smlouvy
Údaje o platbách a fakturaci organizací

2) Registrační údaje individuálních uživatelů:

Jméno, příjmení a e-mailová adresa majitelů bytů a nájemců používajících Free nebo Premium verzi pro vlastní potřebu
Údaje o platbách Premium verze

Individuální uživatelé, Uživatelé v Trial a Free verzi:

Osobní údaje: Jméno, příjmení, e-mail, telefon, hash hesla, logy o aktivitě v systému, IP adresa.
Účel: Poskytnutí přístupu do aplikace v rámci zkušebního období (Trial) a bezplatné verze (Free). Komunikace ohledně konce zkušebního období a nabídka přechodu na placenou verzi (oprávněný zájem). Vynucování limitů služby (např. kontrola datového limitu 500 MB).
Právní základ: Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
Doba uchovávání: Po dobu trvání uživatelského účtu. Pro Free verze: údaje jsou uchovávány maximálně po dobu 6 měsíců od posledního přihlášení; pokud je účet déle neaktivní, je v souladu s VOP automaticky smazán. Pro neuhrazené účty po Trialu: pokud nedojde k přechodu na Premium ani Free verzi, jsou data smazána 30 dnů po skončení Trialu (ochranná lhůta pro export).

B) Poskytovatel jako zpracovatel osobních údajů

Pro následující osobní údaje je Poskytovatel zpracovatelem ve smyslu GDPR, kdy správcem jsou:

SVJ / bytová družstva – pro osobní údaje vlastníků bytů, členů výboru a nájemců, které vkládají do Služby
Profesionální správci – pro osobní údaje osob v rámci spravovaných nemovitostí
Individuální uživatelé – pro osobní údaje, které si sami vkládají do Služby o svých nemovitostech, financích a dalších údajích pro vlastní evidenci (nad rámec povinných registračních údajů)

3. Poskytovatel jako správce osobních údajů

3.1. Jaké osobní údaje zpracováváme a proč

A) Registrační a kontaktní údaje uživatelů

A1) Kontaktní osoby SVJ, bytových družstev a správců:

Údaje: Jméno a příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, IČO organizace, adresa SVJ/správce
Účel: Vytvoření a správa uživatelského účtu organizace, komunikace, plnění smlouvy
Právní základ: Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
Doba uchovávání: Po dobu trvání smluvního vztahu + 3 roky po jeho skončení

A2) Individuální uživatelé (majitelé bytů a nájemci) – Free a Premium verze:

Údaje: Jméno a příjmení, e-mailová adresa
Účel: Vytvoření osobního uživatelského účtu, evidence vlastního majetku, komunikace s uživatelem, poskytnutí funkcí Služby pro osobní správu nemovitostí
Právní základ: Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
Doba uchovávání: Po dobu aktivního používání účtu + 3 roky po posledním přihlášení (Free verze může být smazána po 6 měsících neaktivity)

Poznámka: Tyto údaje zpracovává Poskytovatel jako správce. Jakékoliv další údaje, které si uživatel vloží do Služby pro svou vlastní potřebu (např. údaje o svých nemovitostech, financích), zpracovává pouze samotný uživatel a Poskytovatel k nim přistupuje pouze jako zpracovatel v rozsahu nutném pro technickou podporu.

B) Platební a fakturační údaje

Údaje: Fakturační adresa, IČO, DIČ, bankovní spojení (volitelně), informace o platbách
Účel: Vystavení faktur, evidence plateb, plnění daňových povinností
Právní základ: Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
Doba uchovávání: 10 let od konce zdaňovacího období (dle zákona o účetnictví)

Poznámka: Týká se pouze placených tarifů dle aktuálního Ceníku (pro SVJ/správce i Premium verze pro majitele). Free verze nevyžaduje platební údaje.

C) Údaje vkládané uživateli pro vlastní potřebu

Údaje: Jakékoliv údaje, které si uživatel vloží do Služby pro svou vlastní evidenci (údaje o nemovitostech, financích, dokumentech atd.)
Účel: Poskytnutí funkcí Služby uživateli
Právní základ: Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
Role Poskytovatele: Zpracovatel – Poskytovatel tyto údaje pouze ukládá a zpřístupňuje uživateli, správcem je sám uživatel
Doba uchovávání: Po dobu aktivního používání účtu + 30 dní po ukončení účtu (pro možnost exportu)

D) Provozní a technická data

Údaje: IP adresa, informace o zařízení, log soubory, cookies
Účel: Zajištění bezpečnosti a funkčnosti Služby, prevence zneužití, technická podpora
Právní základ: Oprávněný zájem Poskytovatele (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) – ochrana bezpečnosti systému
Doba uchovávání: 12 měsíců

E) Komunikace a podpora

Údaje: Obsah e-mailové komunikace, záznamy podpory, reklamace
Účel: Poskytování technické podpory, řešení reklamací, zlepšování služeb
Právní základ: Plnění smlouvy a oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR)
Doba uchovávání: 3 roky po vyřízení požadavku

F) Účastníci partnerského a doporučovacího programu

Osobní údaje: Identifikace partnera (jméno/firma), přiřazený unikátní promo kód, informace o doporučených Uživatelích (pouze v rozsahu nutném pro přiřazení provize), historie vyplacených odměn.
Účel: Evidence doporučení, výpočet a výplata provizí, prevence podvodů v partnerském programu.
Právní základ: Plnění smlouvy o spolupráci/DPP (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a plnění zákonných povinností (účetní a daňové předpisy).
Doba uchovávání: Po dobu trvání spolupráce a následně 10 let z důvodu zákona o účetnictví (u vyplacených provizí).

3.2. Předávání osobních údajů třetím stranám

Poskytovatel může předávat osobní údaje následujícím kategoriím příjemců:

A) Poskytovatelé IT infrastruktury:

Hostingové služby (servery, databáze), cloudová úložiště
Aktuální poskytovatelé: Amazon Web Services (servery umístěné v EU) — úplný přehled subzpracovatelů viz bod 4.8

B) Platební služby:

Platby jsou v současnosti přijímány bankovním převodem na účet Poskytovatele; platební brána není využívána. V případě zavedení platební brány bude její provozovatel před spuštěním doplněn do tohoto dokumentu a do seznamu subzpracovatelů (bod 4.8).

C) Účetní a právní služby:

Externí účetní pro vedení účetnictví
Právní zástupci (v případě sporů)

D) Státní orgány:

Na základě zákonné povinnosti (soudy, finanční úřad, Úřad pro ochranu osobních údajů)

Všichni zpracovatelé jsou vázáni smluvními ustanoveními o ochraně osobních údajů v souladu s GDPR.

3.3. Předávání osobních údajů do třetích zemí

Poskytovatel nepředává osobní údaje do třetích zemí mimo Evropskou unii, s výjimkou případů, kdy jsou používány služby poskytovatelů z USA, kteří jsou certifikováni dle EU-US Data Privacy Framework nebo jsou s nimi uzavřeny standardní smluvní doložky dle GDPR.

4. Poskytovatel jako zpracovatel osobních údajů (zpracovatelská smlouva)

Tato část 4 tvoří zpracovatelskou smlouvu ve smyslu čl. 28 odst. 3 GDPR mezi Klientem (Správcem) a Poskytovatelem (Zpracovatelem). Je uzavírána elektronicky odsouhlasením při registraci jako nedílná součást Smlouvy a Všeobecných obchodních podmínek. Zpracování osobních údajů podle této části trvá po dobu trvání Smlouvy.

4.1. Předmět a rozsah zpracování

Poskytovatel zpracovává osobní údaje jako zpracovatel pro SVJ, bytová družstva, profesionální správce a vlastníky bytů (dále jen „Správce“), kteří jsou správci osobních údajů ve smyslu GDPR.

Zpracovávané osobní údaje:

Identifikační údaje vlastníků bytů (jméno, příjmení, adresa jednotky)
Kontaktní údaje (e-mail, telefon)
Údaje o vlastnictví (číslo jednotky, podíl na společných částech)
Finanční údaje (zálohy, platby, vyúčtování)
Údaje o hlasování
Obsah komunikace v rámci Služby
Dokumenty nahrané do Služby

Kategorie subjektů údajů: vlastníci jednotek, členové výboru, nájemci a další osoby, jejichž údaje Správce do Služby vloží.

4.2. Účel zpracování

Poskytovatel zpracovává osobní údaje výlučně za účelem umožnění Správci užívat Službu pro:

správu bytového domu a SVJ,
komunikaci s vlastníky bytů,
online hlasování,
finanční správu a vyúčtování,
evidenci dokumentů,
správu poruch a údržby.

4.3. Pokyny Správce

Poskytovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě písemných pokynů Správce, kterými jsou:

tyto Zásady zpracování osobních údajů,
Všeobecné obchodní podmínky,
konkrétní pokyny zadané Správcem prostřednictvím Služby nebo e-mailem.

Předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci provede Poskytovatel pouze na základě doložených pokynů Správce (za takový pokyn se považuje užívání funkcí Služby, které využívají subzpracovatele uvedené v bodu 4.8, v souladu s bodem 3.3), pokud mu toto zpracování neukládá právo Unie nebo členského státu.

Za doložený pokyn Správce se považuje rovněž zřízení Sdílené složky, vložení dokumentu do ní a nastavení okruhu osob s přístupem k ní Uživatelem jednajícím za Správce (bod 9.4 VOP). Zpřístupní-li Správce prostřednictvím Sdílené složky osobní údaje jinému správci, odpovídá za existenci právního důvodu takového zpřístupnění a za splnění informační povinnosti vůči subjektům údajů Správce; Zpracovatel Správci poskytne záznam o zřízení Sdílené složky a o operacích v ní.

4.4. Bezpečnostní opatření

Poskytovatel se zavazuje přijmout vhodná technická a organizační opatření:

Technická opatření:

Šifrování dat při přenosu (SSL/TLS)
Šifrování dat v klidu
Pravidelné zálohy dat
Zabezpečený přístup k systémům (autentizace, autorizace)
Firewall a antivirová ochrana
Monitoring a logování přístupů

Organizační opatření:

Omezení přístupu k osobním údajům pouze na oprávněné zaměstnance
Školení zaměstnanců o ochraně osobních údajů
Smlouvy o mlčenlivosti se všemi zaměstnanci
Řízení přístupových práv
Plán reakce na bezpečnostní incidenty

Přístup ke Sdíleným složkám je možný pouze přihlášeným Uživatelům s odpovídající rolí; operace ve Sdílených složkách (vložení, odebrání, kopie, změna okruhu přístupu, zobrazení a stažení dokumentu) jsou zaznamenávány.

4.5. Nahlížení do osobních údajů zaměstnanci Poskytovatele

Zaměstnanci Poskytovatele jsou oprávněni nahlížet do osobních údajů zpracovávaných Službou pouze:

A) Při řešení technických problémů:

na základě žádosti Správce o technickou podporu,
výlučně za účelem odstranění vady nebo poskytnutí podpory,
v minimálním nutném rozsahu.

B) Při údržbě systému:

v rámci pravidelné údržby a aktualizací,
bez přístupu k obsahové stránce osobních údajů (pouze technické parametry).

Poskytovatel má nastaveny interní procesy minimalizující riziko neoprávněného přístupu k osobním údajům.

4.6. Likvidace dat po ukončení smlouvy

V souladu s VOP platí pro data vložená Uživatelem (zejména dokumenty SVJ, seznamy vlastníků, historie hlasování) následující pravidla likvidace:

Ukončení smlouvy: V okamžiku ukončení Smlouvy (výpovědí, nezaplacením, uplynutím doby) se účet přepne do režimu „Pouze pro čtení“ na ochrannou lhůtu 30 dnů.
Povinnost exportu: Během této lhůty je Uživatel (Správce) povinen si svá data vyexportovat.
Definitivní výmaz: Po uplynutí 30 dnů od ukončení Smlouvy dochází k automatizovanému a nevratnému smazání všech provozních dat Uživatele ze serverů Poskytovatele.
Výjimka: Poskytovatel si ponechává pouze fakturační údaje a základní identifikaci Uživatele po dobu stanovenou zákonem (10 let) pro účely daňové evidence a ochrany právních nároků.

4.7. Oznamovací povinnost při porušení zabezpečení a součinnost

V případě porušení zabezpečení osobních údajů se Poskytovatel zavazuje:

neprodleně informovat Správce (nejpozději do 24 hodin od zjištění),
poskytnout všechny dostupné informace o povaze porušení,
spolupracovat při minimalizaci dopadů a nápravných opatřeních.

Poskytovatel je Správci, při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má k dispozici, nápomocen rovněž při zajišťování souladu s povinnostmi podle čl. 32 až 36 GDPR (zejména při posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a předchozí konzultaci s dozorovým úřadem).

4.8. Další zpracovatelé (subdodavatelé)

Poskytovatel má od Správce obecné písemné povolení k zapojení dalších zpracovatelů. Poskytovatel využívá následující kategorie zpracovatelů:

Hostingové a cloudové služby: Amazon Web Services, servery umístěné v EU.
Účetní a daňové služby: UOL a.s., IČO: 28956870 (zpracování faktur a provizí).
E-mailingové služby: Ecomail
Analytické nástroje: Google Analytics, Microsoft Clarity, Google Tag Manager
Poskytovatelé AI technologií: Google Ireland Limited (služba Google Gemini API – placená verze) – zpracování dotazů a generování textů. OpenAI Ireland Ltd (služba OpenAI API – Enterprise/Paid) – pokročilé jazykové modely a převod řeči na text (Whisper). Anthropic, PBC (služba Claude API – Commercial) – analýza dokumentů a textové asistence.

Poskytovatel informuje Správce o veškerých zamýšlených změnách týkajících se dalších zpracovatelů minimálně 30 dní předem prostřednictvím e-mailu nebo v uživatelském rozhraní. Správce má právo vůči zamýšlené změně ve lhůtě 30 dnů od oznámení vznést odůvodněnou námitku; nedojde-li k dohodě, je Správce oprávněn Smlouvu vypovědět. Každému dalšímu zpracovateli jsou smluvně uloženy stejné povinnosti na ochranu osobních údajů, jaké stanoví tato část 4.

4.9. Povinnosti Správce

Správce (SVJ, správce nemovitostí, vlastník bytu) se zavazuje:

A) Disponovat právním základem:

zpracovávat pouze osobní údaje, k nimž má platný právní titul (čl. 6 GDPR),
zajistit souhlas subjektů údajů, pokud je to nutné,
dodržovat všechny zásady zpracování dle čl. 5 GDPR.

B) Informovat subjekty údajů:

informovat vlastníky bytů o zpracování jejich osobních údajů prostřednictvím Služby,
upozornit na možnost přístupu zaměstnanců Poskytovatele při technické podpoře,
poskytnout informace dle čl. 13 a 14 GDPR.

C) Odpovídat za správnost údajů:

zajistit, že vkládané osobní údaje jsou aktuální a správné,
aktualizovat údaje při jejich změně,
nést odpovědnost za škody způsobené nesprávnými údaji.

D) Zabezpečit přístup:

chránit přístupové údaje ke Službě,
určit pouze oprávněné osoby s přístupem k osobním údajům,
zajistit, že e-mailové adresy zadávané pro hlasování patří oprávněným osobám.

E) Požadovat plnění práv subjektů údajů:

v případě žádosti subjektu údajů (vlastník bytu) kontaktovat Poskytovatele,
Poskytovatel poskytne součinnost při plnění práv subjektů údajů.

4.10. Doložení souladu a audity

Poskytovatel poskytne Správci veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené v čl. 28 GDPR, a umožní audity, včetně inspekcí, prováděné Správcem nebo jiným auditorem, kterého Správce pověřil, a k těmto auditům přispěje. Audit se provádí po předchozím písemném ohlášení nejméně 30 dní předem, v běžné pracovní době, nejvýše jednou za 12 měsíců (to neplatí po bezpečnostním incidentu) a na náklady Správce. Poskytovatel neprodleně informuje Správce, pokud podle jeho názoru určitý pokyn Správce porušuje GDPR nebo jiné předpisy Unie nebo členského státu týkající se ochrany osobních údajů.

5. Práva subjektů údajů

Každý subjekt údajů (uživatel Služby, vlastník bytu, člen výboru) má následující práva:

Potvrzení, zda jsou zpracovávány jeho osobní údaje
Přístup k těmto osobním údajům
Informace o účelu zpracování, kategoriích údajů, příjemcích

Oprava nepřesných osobních údajů
Doplnění neúplných osobních údajů

Výmaz osobních údajů, pokud již nejsou potřebné pro účel zpracování
Pokud byl odvolán souhlas a neexistuje jiný právní základ
Pokud byly údaje zpracovávány protiprávně

Omezení zpracování v případě sporů o přesnost údajů
Pokud je zpracování protiprávní, ale subjekt nechce výmaz

Obdržet osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném formátu
Předat tyto údaje jinému správci

Námitka proti zpracování na základě oprávněného zájmu
Námitka proti zpracování pro účely přímého marketingu

Poskytovatel neprovádí automatizované rozhodování ani profilování

5.8. Právo podat stížnost u dozorového úřadu

V případě pochybností o zákonnosti zpracování má subjekt údajů právo podat stížnost u:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Web: www.uoou.cz
E-mail: podnety@uoou.cz

6. Jak uplatnit svá práva

Pro kontaktní osoby SVJ, správce a individuální uživatele (majitelé/nájemci s vlastním účtem):

E-mail: gdpr@domee.app
Písemně na adresu: Deveeo s.r.o., Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno

Pro vlastníky bytů, jejichž údaje vložilo SVJ do Služby:

Primárně kontaktujte SVJ/správce, který vaše údaje vložil do Služby
Subsidiárně můžete kontaktovat Poskytovatele na: info@deveeo.cz

Lhůta pro vyřízení:

Poskytovatel odpoví na žádost nejpozději do 30 dnů od jejího obdržení
V komplikovaných případech může být lhůta prodloužena o další 2 měsíce s odůvodněním

7. Cookies a technologie sledování

Podrobné informace o používání cookies a technologií sledování jsou dostupné v samostatném dokumentu „Zásady používání cookies“ na adrese: www.domee.app/obchodni-podminky/zasady-cookies

8. Změny Zásad zpracování osobních údajů

8.1. Poskytovatel si vyhrazuje právo tyto Zásady zpracování osobních údajů měnit a aktualizovat.

8.2. O změnách bude Poskytovatel informovat uživatele minimálně 30 dní předem prostřednictvím e-mailu nebo v uživatelském rozhraní.

8.3. Aktuální verze těchto Zásad je vždy dostupná na: www.domee.app/obchodni-podminky/zpracovani-osobnich-udaju

9. Kontaktní údaje

Pro dotazy týkající se zpracování osobních údajů kontaktujte:

Deveeo s.r.o.
E-mail: gdpr@domee.app
Adresa: Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno

10. Závěrečná ustanovení

10.1. Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou nedílnou součástí Všeobecných obchodních podmínek pro používání Služby Domee.app.

10.2. Tyto Zásady nabývají účinnosti dnem uvedeným v záhlaví.

10.3. Používáním Služby Domee.app berete na vědomí zpracování osobních údajů popsané v těchto Zásadách.

Deveeo s.r.o.
Datum účinnosti: 1. 1. 2026

Zpracování osobních údajů aplikace Domee.app